KSeF dla JDG i małych firm – kompletny poradnik krok po kroku

KSeF dla JDG i małych firm to jeden z kluczowych tematów podatkowych, z którym muszą zmierzyć się przedsiębiorcy w Polsce. W lutym 2026 roku w Polsce działa prawie 2,88 mln aktywnych przedsiębiorstw (dokładnie 2 875 994 wg najnowszych danych GUS za III kwartał 2025 r. – wzrost o 4,9% rok do roku). Z tego aż 95,9% to mikrofirmy(do 9 osób), a zdecydowana większość z nich to właśnie jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – szacunkowo 2,6–2,7 mln aktywnych. W 2025 roku powstało 288,8 tys. nowych JDG, ale jednocześnie zawieszono ich 284 tys., a zamknięto ponad 143 tys. – rynek jest żywy, ale bardzo wrażliwy na zmiany.

KSeF nie dotyczy tylko korporacji – dotyczy milionów zwykłych przedsiębiorców, w tym Ciebie, jeśli prowadzisz JDG lub małą firmę B2B. Od 1 kwietnia 2026 właśnie ta ogromna grupa będzie musiała wystawiać wszystkie faktury wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (duże firmy już od lutego, najmniejsze mikro z obrotem <10 tys. zł/m-c dostaną czas do stycznia 2027).

Krajowy System e-Faktur wprowadza nowy standard fakturowania w Polsce. W tym poradniku wyjaśniamy, jak działa KSeF, czy JDG musi z niego korzystać oraz jak krok po kroku przeprowadzić wdrożenie KSeF w małej firmie w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy JDG oraz małych firm

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma do obsługi tzw. faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że faktura przestaje być zwykłym plikiem PDF, a staje się dokumentem wystawianym według jednolitego schematu i przesyłanym bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.

KSeF dla JDG oraz KSeF dla mikroprzedsiębiorstw działa na takich samych zasadach jak dla większych firm. Różnice pojawiają się głównie na etapie wdrożenia oraz organizacji pracy w firmie.

• faktura trafia najpierw do KSeF, a dopiero potem do kontrahenta,
• data wystawienia i odbioru faktury jest jednoznaczna,
• nie ma konieczności przechowywania faktur papierowych.

Czy KSeF jest obowiązkowy dla JDG i małych firm?

Tak, KSeF obejmuje również jednoosobowe działalności gospodarcze, mikroprzedsiębiorstwa oraz małe firmy. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą przygotować się na obowiązkowe korzystanie z KSeF, niezależnie od skali prowadzonej działalności.

Brak odpowiedniego przygotowania do wdrożenia KSeF w JDG może skutkować problemami z wystawieniem faktur, opóźnieniami w rozliczeniach, a w skrajnych przypadkach także sankcjami podatkowymi.

Od kiedy KSeF dla JDG i małych firm?

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla większości jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich firm zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu przedsiębiorcy będą musieli wystawiać i odbierać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej przez KSeF, niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy korzystają ze zwolnienia.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek objął już dużych przedsiębiorców, a od tego dnia wszyscy podatnicy są zobowiązani do odbierania faktur w systemie KSeF. Dla najmniejszych firm przewidziano ułatwienia i okresy przejściowe, jednak już teraz warto przygotować się do wdrożenia — wcześniejsze przejście na system do e-fakturowania pozwala uniknąć problemów i spokojnie wejść w obowiązek KSeF w 2026 roku.

KSeF dla JDG – jak uzyskać dostęp?

Jak zalogować się do KSeF jako właściciel JDG?

Dostęp do KSeF dla JDG możliwy jest poprzez:

• Profil Zaufany (www.gov.pl/web/profilzaufany)
• Podpis kwalifikowany(Więcej info/a>)
• Autoryzację danych podatnika
• Dla spółek: złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego

Po zalogowaniu właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskuje pełne uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur w systemie KSeF.

Nadawanie uprawnień w KSeF dla księgowej lub pracownika

Jednym z kluczowych elementów jest prawidłowe nadanie uprawnień. Właściciel firmy może przyznać dostęp do KSeF m.in. księgowej lub pracownikom, określając zakres ich kompetencji.

*Nieprawidłowo skonfigurowane uprawnienia to jeden z najczęstszych problemów przy wdrażaniu KSeF w JDG.

Jak wdrożyć KSeF w JDG – krok po kroku

1. Przygotowanie danych firmy
   Sprawdź, czy dane w CEIDG są aktualne i zgodne z tymi, które będą używane w systemie fakturowania.
2. Wybór narzędzia do obsługi KSeF
   Możesz korzystać z rządowych narzędzie do KSeF lub zewnętrznego programu do KSeF z pełną integracją KSeF 2.0, na przykład doFaktur.pl
3. Konfiguracja dostępu i uprawnień
   Nadaj role właścicielowi, księgowej oraz pracownikom.
4. Wystawienie faktury testowej
   Sprawdź poprawność danych oraz status wysyłki faktury do KSeF.
5. Przejście na produkcyjne wystawianie faktur
   Od tego momentu wszystkie faktury sprzedażowe są wystawiane poprzez KSeF.

KSeF dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw – kluczowe różnice

W przypadku KSeF dla małych firm oraz mikroprzedsiębiorstw istotne znaczenie ma skala działalności. Większa liczba faktur, kilku użytkowników systemu oraz obsługa klientów B2B wymagają lepszej organizacji i automatyzacji procesów.

Ręczna obsługa KSeF w takich przypadkach szybko staje się nieefektywna, dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania ma kluczowe znaczenie.

KSeF w B2B – jak działa wymiana faktur między firmami?

KSeF dla B2B wprowadza nowy model obiegu dokumentów. Faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez system KSeF, niezależnie od tego, kiedy kontrahent faktycznie się z nią zapozna.

Dzięki temu obieg faktur pomiędzy firmami jest w pełni cyfrowy, uporządkowany i bezpieczny.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF w JDG

• brak nadanych uprawnień w systemie KSeF,
• wybór narzędzia bez pełnej integracji z KSeF,
• brak testów przed rozpoczęciem wystawiania faktur,
• chaos w procesie obiegu dokumentów.

Jakie oprogramowanie do KSeF dla JDG i małych firm wybrać?

Dobre oprogramowanie do obsługi KSeF powinno oferować:

• pełną integrację z KSeF 2.0
• automatyczną wysyłkę faktur
• obsługę sprzedaży B2B
• zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
• wsparcie techniczne

Dla JDG i małych firm najlepszym rozwiązaniem jest zewnętrzny system do KSeF, którt upraszcza proces fakturowania i eliminuje konieczność ręcznej obsługi systemu rządowego.

FAQ – KSeF dla JDG i małych firm

Czy JDG musi korzystać z KSeF?
Tak, jednoosobowe działalności gospodarcze są objęte systemem KSeF.

Czy KSeF dotyczy mikroprzedsiębiorstw?
Tak, mikroprzedsiębiorstwa również muszą korzystać z KSeF.

Jak działa KSeF w B2B?
Faktura trafia do KSeF i jest uznana za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez system.

Czy można korzystać z KSeF bez programu?
Tak, jednak przy większej liczbie faktur jest to mało praktyczne.

Co z fakturami korygującymi?
Faktury korygujące również są obsługiwane w KSeF jako faktury ustrukturyzowane.

Czy księgowa musi mieć dostęp do KSeF?
Tak, jeśli zajmuje się wystawianiem lub rozliczaniem faktur.